Privacyverklaring

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Robin Hood Boechout houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook gekend als GDPR).

Dat betekent dat wij in elk geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt; die doelen en soorten persoonsgegevens staan in deze privacyverklaring;
• de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• je uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben, zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene, je daarop willen wijzen en ze willen respecteren.

Robin Hood Boechout is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Heb je na het lezen van deze privacyverklaring, of meer algemeen, vragen hierover of wil je contact met ons opnemen, dan kan dat via:

• Robin Hood Boechout
• Zetel: Boechout
• E-mail: info@robinhoodboechout.be

Robin Hood Boechout verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden:

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Robin Hood Boechout (uitvoering van een overeenkomst);
• om nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen (gerechtvaardigd belang);
• om subsidies van de overheid te verkrijgen (wettelijke verplichting).

Voor deze doeleinden kunnen we de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer.
• Rijksregisternummer.
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.

De gegevens worden verwerkt door de verantwoordelijke ledenadministratie van de vereniging.

De gegevens die je ons geeft, kunnen we aan derden verstrekken als dat nodig is voor de doeleinden hierboven.

Zo werken we met een derde partij (verwerker) voor:

• de internetomgeving (webhosting);
• de IT-infrastructuur (onder andere het IT-netwerk);
• het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

We geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers dan die waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. Met deze verwerkers maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder geven we de verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dat wettelijk verplicht of toegestaan is, bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

We kunnen persoonsgegevens ook met derden delen als je ons daarvoor toestemming geeft. Die toestemming kan je altijd intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Alleen met je toestemming worden gegevens ook verwerkt door Google, voor de bezoekersstatistieken en de kaart op de homepage (zie "Deze website"). Google kan die gegevens in de Verenigde Staten verwerken, onder het EU-VS-gegevensprivacykader. Verder verstrekken we geen persoonsgegevens aan partijen buiten de EU.

We verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar als de ouder of wettelijke vertegenwoordiger daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Robin Hood Boechout bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, of dan de wet vereist.

Concreet: bezoekersstatistieken bewaren we 14 maanden en je cookiekeuze zes maanden. Inschrijvingen voor een activiteit wissen we automatisch twaalf maanden na die activiteit.

We hebben de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Iedereen die namens Robin Hood Boechout kennis kan nemen van je gegevens, is gebonden aan geheimhouding.
• We hanteren een beleid voor gebruikersnamen en wachtwoorden op al onze systemen.
• We pseudonimiseren en versleutelen persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• We maken back-ups van de persoonsgegevens, zodat we ze kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren onze maatregelen regelmatig.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je hebt recht op inzage, een kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die we van je ontvangen hebben. Je kan ons daarvoor contacteren via info@robinhoodboechout.be.

Je kan ook bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel ervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Daarnaast heb je het recht om de gegevens die je ons gaf, door ons te laten overdragen aan jezelf of, in jouw opdracht, rechtstreeks aan een andere partij. We kunnen je vragen je te identificeren voor we op zo’n verzoek ingaan.

Op deze website bewaren we alleen wat nodig is: je cookiekeuze (zes maanden) en, als je die kiest, je voorkeur voor de lichte of donkere weergave. Die laatste blijft in je eigen browser en wordt nooit naar ons verstuurd.

Voor twee dingen vragen we eerst je toestemming, elk apart: bezoekersstatistieken met Google Analytics, en de kaart van Google Maps. Zonder je toestemming gebeurt geen van beide. Je keuze bekijken of wijzigen doe je op de pagina cookie-instellingen.

Bezoekersstatistieken (Google Analytics)

Geef je toestemming, dan meten we met Google Analytics hoe de website gebruikt wordt: welke pagina's je bekijkt en hoe lang, langs welke weg je op de site kwam (bijvoorbeeld via een zoekmachine of een link op sociale media), met wat voor toestel en browser, en uit welk land of welke regio. Google Analytics plaatst daarvoor cookies op deze website (_ga en _ga_…), die tot twee jaar bewaard blijven. Je IP-adres gebruikt Google alleen om je regio te bepalen; het wordt niet bewaard.

We bekijken die gegevens alleen samengeteld, om te zien welke informatie gelezen wordt en wat beter kan. We kunnen er jou niet mee herkennen en we koppelen ze niet aan andere gegevens. De advertentiefuncties en Google-signalen staan uit: de gegevens worden niet gebruikt voor advertenties.

We doen dit alleen met je toestemming (artikel 6.1.a van de AVG). Trek je die in via de cookie-instellingen, dan tellen we je bezoeken niet meer en wissen we de cookies van Google Analytics op deze website. Wat al gemeten was, blijft samengeteld bewaard.

Google Ireland Limited verwerkt deze gegevens voor ons als verwerker. Google kan ze ook in de Verenigde Staten verwerken. Google LLC is daarvoor gecertificeerd onder het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-U.S. Data Privacy Framework). De statistieken worden na 14 maanden automatisch gewist. Meer over hoe Google met gegevens omgaat, lees je in de privacyverklaring van Google.

Google Maps

De kaart op de homepage komt van Google Maps. Zodra ze laadt, ontvangt Google je IP-adres en plaatst het cookies. Daarom laden we de kaart pas na je toestemming. Wat Google met die gegevens doet, lees je in de privacyverklaring van Google.

Welke gegevens we bijhouden

Via het contactformulier sla je je naam, je e-mailadres en je bericht op, en bij een vraag over een initiatie ook de groep, het aantal deelnemers, de gewenste datum en de plaats. Schrijf je je in voor een activiteit, dan bewaren we je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, het aantal deelnemers, je opmerking, je antwoorden op de vragen van die activiteit en het bedrag dat je moet betalen.

Waarvoor we ze gebruiken

We gebruiken je gegevens alleen om je vraag te beantwoorden of je inschrijving te verwerken: je een bevestiging te mailen, de activiteit te organiseren en je betaling op te volgen. We gebruiken ze niet voor reclame en geven ze niet door aan anderen, behalve aan de dienst die onze mails verstuurt (zie hieronder).

Wie ze kan zien

Alleen de bestuursleden en vrijwilligers van de club die toegang hebben tot ons beheersysteem.

Hoe lang we ze bewaren

Inschrijvingen worden automatisch verwijderd twaalf maanden na de activiteit. Een overzicht van de niet verzonden mails (en hun foutmelding) wordt na drie maanden automatisch verwijderd. Berichten via het contactformulier bewaren we zolang ze nodig zijn om je vraag op te volgen; daarna verwijderen we ze.

Het versturen van mails

De bevestigingsmails en de mails naar de club versturen we via Resend. Die dienst verwerkt daarvoor je e-mailadres en de inhoud van de mail, en slaat die op in de Europese Unie.

Bescherming tegen spam

Om massaal verstuurde spam tegen te houden, kijkt de website heel even naar je IP-adres. Dat adres wordt niet bewaard.

Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan eerst rechtstreeks contact met ons op via info@robinhoodboechout.be.

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Robin Hood Boechout kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.